Fikret GÜZELLER Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Fikret GÜZELLER
Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Günümüzde iyi bir yöneticinin, yetkisinden kaynaklanan gücü ve bilgi birikimi ile şirket faaliyetlerini organize etmesi ve çalışanları bu maksatlar için görevlendirmesi beklenmektedir. İyi bir yöneticide olması gereken birçok vasıf sayılabilir.Ancak bugün yazımızda insanları dinlemeyi, çalışanların fikirlerine kıymet vererek kendi kararını gözden geçirmeyi, sorular ile çalışanları yönlendirmeyi ve çalışanları yönetmeyi ele alacağız.
Yönetici günlük yapılacak iş ile ilgili kendi zihninde bir durumu değerlendirmeli ve bununla birlikte bir ön fikir oluşturmalıdır. Daha sonra kesin uygulama kararını ve iş için gerekli görevlendirmeyi yapmadan o konu hakkında ilgili çalışanın kısa bir düşüncesini ve fikirlerini sakin bir şekilde dinlemeyi bilmelidir. Bu süre içinde çalışanı anlattıkları için terslememeli ve onu küçük düşürücü tavır ve davranış içine girmemelidir. Çalışanın anlattıklarından kendisince önemli olan kısımları alarak kararında bu bilgileri kullanması oldukça yararlı olacaktır.
Burada önemli olan, fikirleri ve düşünceleri dinleyeceği safhadır. Önce kararını verip, uygulamaya başladıktan sonra insanları dinlemeye başlar ve kararını değiştirirse şirket içinde hem kararsız hemde otoritesini uygun kullanmayan insan durumuna düşer. Bu hatalı davranış sonucunda ekonomik kayıpların yanı sıra zaman kaybının da ortaya çıkması söz konusu olacaktır.
Yönetici, önce şirket içinde yapılacak işler ve verilecek görevle ilgili belirlemeyi yaptıktan sonra, konuyu kendince yorumlamalı ve bir ön karar vermelidir. Bu ön kararını, yapılacak işi şirket çalışanına ileterek onun düşüncesini sormalıdır.

Çalışan düşüncesini açıklarken çalışana -Niçin, Neden, Ne Maksatla, Ne Kadar Sürer, Maliyet Nedir, Avantajları Nelerdir, Hangisi sence daha iyi olur gibi sorularla onun bilgi ve tecrübesini irdelemeli ve bu cevapları kısa notlarla kayıt etmelidir.
Bu soruların sonucunda kendi ön karanının ne kadar doğru olduğunu yorumlayıp son fikrini şirket çalışanına uygulanması için bildirmelidir. Böylece fikirlerini dinlediği için çalışanın tecrübesinden istifade etme ve imkânın yanı sıra kararda çalışanın fikirleri kısmen veya tamamen dikkate alınacağı için direnç ortadan kalkacaktır. Çalışan fikirlerine değer verildiği için motive olacak, arzu ve istekle daha fazla çalışabilecektir.
Çalışanı dinlemek ve fikirlerine önem vermek oldukça önemli olmakla birlikte, yönetici konunun farklı alanlara kaymasını sorularla engellemeli ve amaç dışı tartışmalara yol açmamalıdır. Aksi takdirde konu dağılabileceği gibi bir sohbet havası da ortaya çıkması riski mevcuttur.
Soru sormak yalnızca karşı tarafın düşüncelerini öğrenmek için mi önemlidir? Bunun cevabı hayır olmalıdır. Sorduğunuz sorular ile çalışanı cevap bulmak üzere yönlendirerek onun farklı konularda bilgi toplamasını kararda etkin olabilecek olan diğer faktörlerinde dikkate alınmasını sağlamış olacaksınız. Bu çalışanın kendisini geliştirmesi için bir yoldur. İnsanlar soru sordukça ve bu sorulara cevap aradıkça bilgi ve tecrübe sahibi olurlar.
Yönetici soru sorduktan sonra sessizce cevabı dinlemeli ve kişinin anlatmak istediğini anlamaya ve yorumlamaya çalışmalıdır. Burada daha çalışan konuya başlamış iken ne söyleyeceğini tahmin ederek sözünü kesmek ve vaktinizin dar olduğunu söyleyerek anlatmasını engellemek, sizi olumsuz sonuca götürür. Çünkü gelecekte tekrar soru sorduğunuzda veya fikir almaya çalıştığınızda size “nasıl olsa dinlemiyorlar” düşüncesi ile çalışanlar bir daha fikirlerini izah etmeyeceklerdir. DALE CARNEGIE’ e göre dinlemek, gösterebileceğimiz nezaketlerin en yükseğidir.

Pratik uygulama için anlatılanları formüle edersek;
Konuyu Belirleyin ve ön fikrinizi açıklayın,

    Dinle Çalışanları dinle
    Paylaş Yargılama dışında kaygıları paylaş
    Açıkla Sorularla gerçek noktayı açıkla
    Problem Çöz Şu anki tercihler ve çözümler
    Görevlendirme Sorumlulukları belirlemek

Yukarıda anlatılan süreç içinde soru sorarak mevcut ve olası sorunları tespit ederek ortadan kaldırmak, yöneticiler için çok kolay olacaktır. Zaten iyi yönetici problemleri önceden veya küçük halde iken tespit edip çözebilendir.
En basit örnekte, evde serilen halının serildiğinde bir süpürülme yönü vardır. Süpürmek için o yöne doğru hareket etmek doğrudur. En basit anlamda dahi bu işi ilk defa yapacak kişiye bu bilginin verilmesi, işin doğru tarif edilmesi gerekmektedir. Burada süpürecek kişiye hangi yönde süpürmeyi yapacağını ve nedenini sorarak işi doğru yapıp yapmayacağı anlaşılacaktır.
Soru sorarak insanları düşünmeye sevk etmek ve yönlendirmek mümkündür. Bu bir yöntemdir.Ancak uygulama sabır ve dikkat ister. Sorular ile yönlendirdikten sonra mutlaka ne istediğinizi ve beklentinizin ne olduğunu açık ve anlaşılır olarak çalışana aktarınız. Bu şekilde yanlış anlamaların ve uygulamaların önüne geçmiş olursunuz. Çalışanlar ile uzun konuşarak, laf kalabalığı yapmak veya yüksek sesle baskın hale gelme çabaları, artık günümüzde geçerliliğini yitirmiştir. Bu nedenle kısa ve öz anlatımlar tercih edilmelidir. Bu anlatım için DIYOJEN sözü uygundur. Çok dinlememiz, az konuşmamız için iki kulağımız ve bir dilimiz vardır.
Günlük oturmadan ayakta ve genellikle ortak kullanılan bir yerde çalışanlar ile o gün yapılacak faaliyetleri konuşmak, koordine etmek son derece etkin bir yöntemdir. Burada önemli olan oturmadan kısa sürede sonuç odaklı bir süreç yaşamaktır. Bu sürede bir önceki gün yapılan işlerin sonucu ve devam eden faaliyetler de gözden geçirilme imkânı ortaya çıkacaktır. Burada sorulacak sorular kişiye doğrudan veya gruba bilgi aktarımı mümkün olacaktır.
Burada en önemli faktör dinlemeyi bilmektir. Bütün çalışanlar özel hayatlarında ve iş hayatlarında dinlemeyi ve dinledikten sonra anlatılanı yalnızca anlamaya değil, yargılamadan sorgulamaya hazır olmalıdırlar. Bir atasözümüz yukarıda anlattıklarımız çok iyi açıklamaktadır. ” Az söyle çok dinle.”