Fikret GÜZELLER Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Fikret GÜZELLER
Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Çoğunlukla hepimizin bildiği bir laftır. Problemin tespiti çözümün yarısına ulaşmaktır. Asıl sorun problemi tespit edebilmektir. Bunu sağlamak için öncelikle eleştirel ve sorgulayıcı bir tavır içinde olmak gerekir. Ancak sürekli olumsuz yargılarla negatif enerji yaymaktan söz etmiyoruz burada. Önemli olan gelişmeyi, ilerlemeyi sağlayacak çözüm önerilerini ortaya koyarak eleştiri yapabilmektir. Bunun içinde zorunlu olarak bilgi sahibi olmamız gerekmektedir. Bilgi sahibi olmadan veya çözümü bilen bir danışmana sahip olmadan çözüm önerisi ve yöntem önermek için yapılan eleştiri yalnızca olumsuz görüş niteliğinde olacaktır. Bununla birlikte sorunu olumlu bir tavır içinde ortaya koyarak birlikte çalıştığınız insanlardan çözüm için destek ve önerilerini beklemekte olumlu bir yaklaşım olacaktır. Öncelikle esas olan problemin tespitidir.

Bir işletmede problem sahalarını 3 esas alanda aramakta fayda vardır. İlk olarak üretim ile ilgili detaylar, ikinci olarak pazarlama stratejileri ve ürün politikaları ve son olarak da yönetim ile ilgili esaslar incelenerek problem sahaları tespit edilmelidir.

Üretimde problem sahalarının tespiti nasıl olmalıdır?

KATMA DEĞER ORANLARI: Öncelikle ürün içindeki katma değer oranları incelenmelidir. Bunun için işletme ürettiği ürün içindeki hammadde oranı, üretimdeki işçilik giderler, diğer giderler ve ambalaj giderleri olmak üzere sınıflandırdığımızda, birim maliyet içindeki payları 100 üzerinden dağıtıldığında ortaya çıkan tablo size bir fikir verecektir. Bunu her ay için yaptığınızda işletmenizin genel resmini görmüş olacaksınız. Yani bir ürünün % 65 hammadde, % 25 işçilik,%20 genel gider % 5 ise ambalaj olabilir. Bu rakamlara bakıldığında firma sahibi birçok şey görecektir. Bu katma değer miktarlarında ürün içindeki hammadde miktarının gösteren yüzde yükseldikçe, işletmenin verimli çalıştığını söylemek genel olarak mümkündür.

SEKTÖRDEKİ TEKNOLOJİK DEĞİŞİMLERİ İNCELEMEK: Firmanızın genel durumunu aylık ve yıllık bazda gördükten sonra, sektördeki yeniliklerin neleri değiştirdiğini ve hangi noktalara yönelik değişimlerin yaşandığını ve sizin firmanızdaki mevcut durumla yeniliklerin getirebileceği beklenen değişimlerin karşılaştırılması yapılacaktır. Yeni bir teknoloji için yatırım yapmadan, bu yeniliklerle rekabet edebilecek içsel değişimler ve basit makine kullanımları araştırılmalıdır. Bu aşamada yeni teknolojileri uyguladığınızı varsayarak, ürettiğiniz üründeki katma değer oranlarını tahmin ediyor ve sonra bu değerlere ulaşmak için hangi problemleri ortadan kaldırmanız gerektiğini düşünüyorsunuz.

RAKİP FİRMALARLA KARŞILAŞTIRMA YAPMAK: Çok basit anlamda işçi ve yönetici sayıları ile üretim miktarlarının karşılaştırılması bile size fikir verebilecektir. Bu karşılaştırmayı üretim teknolojisi, paketleme teknolojisi, makine sayısı, enerji tüketimi vb. birçok alanda yapabilirsiniz. Rakip firmalardan bir işçi ile bile yapılacak sohbette birçok konu öğrenilerek mukayese yapmak mümkün olacaktır.

STOK VE ÜRETİM MİKTARLARININ İNCELENMESİ: Firmada kullanılan hammadde stokları ile çıkan ürünlerin sevk edilmesi arasında geçen sürenin hesap edilmesi ile firmanın stok maliyetlerinden kurtulması için gerekli düzenlemenin yapılması hedeflenmektedir. Amaç; hammaddenin alındıktan sonra en kısa sürede işlenerek sevk edilmesi ile firmanın stok maliyetlerinden kurtulması amaçlanmaktadır.

YÖNETİCİ VE ÇALIŞANLARIN VERİMLİLİĞİNİ İNCELEMEK: Birim maliyetlerin azaltılması ve kalite verimlilik artışı için yönetici ve çalışanlardan gelen teklif sayısına bakarak, kişilerin sadece statükoyu korumak veya kendilerinden firmaya bir şeyler katıp katmadıklarını sorgulamakta yararlıdır. Eğer yalnızca statükoyu ve aynı tempoyu koruyan bir yönetim anlayışınız varsa kısa sürede firmanız piyasada var olmaya devam edecek ancak uzun vadede ise firmanın önce verimliliği ortadan kalkacak ve rekabet gücünü yitirerek piyasadan çekilmek zorunda kalabilecektir. Bu nedenle, üretimde problem sahalarının tespiti ve çözüm getirilmesi son derece önemlidir.

GÖZLEM YAPMAK VE ÇALIŞANLARLA KONUŞMAK : Üretim hattını tamamen gözlem altında tutarak, gerek çalışanları çalıştıkları süre içinde izlemek, gerekse günlük üretim miktarlarını karşılaştırarak, gerekse o kısımlarda çalışanlara izin vererek eksik personel ile çalışmalarını sağlayarak üretim miktarlarındaki değişimi incelemek veya üretim hattında yığılma ve yavaşlama olan noktaları tespit ederek, bu noktalara çözüm getirmenin neticelerini tahmin etmeye çalışma, gözlemleme sürecinde yapılacaktır.Bu süre içinde tespit edilenlerle ilgili mutlaka çalışanlarla konuşmakta ve onların çözüm önerileri ile düşüncelerini almakta yarar vardır.
Üretim denetlemesi yapılması ile makinelerden ve işgücünden daha iyi yararlanılması, işçi ve makine çalışma sürelerindeki kayıpların en aza inmesinin yanı sıra üretim miktarı ile fazla mesai arasındaki dengenin, işletme lehine değişmesi yani daha az mesai ücretinin ödenmesi sağlanabilir. Bunlara ilaveten, hammadde stoklarının azaltılması ile üretimden çıkan ürünlerin müşterilere zamanında sevk edilerek nakit akışının hızlanmasının sağlanmasının yanı sıra üretim tarihlerinin planlanması avantajlarına firma ulaşabilecektir.
İKİNCİ ADIMDA; PAZARLAMA STRATEJİLERİ VE ÜRÜN POLİTİKALARI: Bu başlık kapsamında hedef pazar seçiminin doğru yapılıp yapılmadığı, pazarlama araştırmalarının neticeleri ve ürünün seçilen hedef pazar ihtiyaçlarını karşılayıp karşılamadığı sorgulanacaktır.Bunun yanı pazarlama karmasının oluşturulması ve pazarlama araştırmalarının yapılması şeklinde özetlenebilir. Pazarlama yönetimi, bu faaliyetlerin planlanması, örgütlenmesi, koordinasyonu, yürütmesi ve denetimini üstlenir. Firmanın hedef pazarda tutunmak için yapılanlar ile yapılması gerekli olanlar şirket içinde tartışılmalıdır.
Bu çalışmanın neticesinde, fiyat politikaları ile satış yöntemleri ve ürünün satışında uygulanacak ödeme ve vade yöntemleri de sorgulanacaktır. Üretilen ürünün hitap ettiği müşteri kitlesine göre fiyatlandırılması ve paketlenmesi gerekmektedir. Bunu açarsak Amerika 12’li pakette mal alırken, Yunanistan 10 pakette alım yapabilir. Bunun yanı sıra ambalajda yapılacak görsel değişiklikler ürünün hedef pazarının değişmesine neden olabilecektir. Her detay dikkatle tartışılmalı ve incelenmelidir. Bunun iki boyutlu olduğu unutulmamalı ve üretime etkileri ile pazarlamaya etkileri arasında korelasyon olduğundan bu değişiklerin hem pazarlamaya hem de üretime etkileri değerlendirilmelidir. Bu konu içinde depolama ve dağıtım kanalları dikkate alınmalıdır.
Bu kısımda çalışanların başarı ve başarısızlıkları aylık bazda yapılacak analizlerle incelenerek, rakamsal olarak değerler elde edilmeli, kişiler ve ekip rakamsal olarak değerlendirecek şekilde veri sahibi olmanın, genel resmi görmek açısından yararlı olacağı görüşündeyim.
SON ADIMDA YÖNETİMİN KAPSAMINDAKİ HUSUSLARIN İNCELENMESİ: Yönetim amaca doğru yöneltme, faaliyetleri koordine etmek ve denetleme faaliyetlerinin toplamıdır. Yukarıda üretim ve pazarlama ile ilgili kısımda çalışanların faaliyetlerinin yönetim tarafından analiz edilmesi gereği üzerinde durmuştuk. Bu aşamada ise, üst yönetimin yürütmekte ve karar vermesi gereken konuları ele almalıyız.
AR-GE ÇALIŞMALARI: Gerek ürün geliştirilmesi gerekse maliyet faktörlerinin kontrol altında tutulması için yapılan çalışmalar bu kapsamdadır. Üretim yapan firmanın büyüklüğüne bağlı olarak bir araştırma ve geliştirme bölümü organizasyon içinde olmayabilir. Ancak yönetim çalışanları teşvik ederek veya kendi tespit ettiği problem sahalarının çözümü için çalışma yapılmasını sağlamak, gerek maddi gerekse moral ve isteklendirme değerlerini kullanarak AR-GE çalışmalarının yapılmasını sağlamalıdır.
FİNANSAL POLİTİLARIN OLUŞTURULMASI: Firmanın satışlarında uygulanacak satış yöntemi yani müşteriye verilecek vade süresi ile firmanın özkaynakları ile finanse edebileceği miktar vardır. Firma kendi finanse edemeyeceği miktarı mutlaka kredi olarak kullanmak durumunda kalacaktır. Bunun firmaya getireceği finans yükü ile tahsili mümkün olmayan şüpheli alacak miktarının artmasının firmanın geleceğini etkileyeceği konusu son derece açıktır. Bu durumda, pazarlama politikasını şekillendirerek konuya finansal boyutu ile değerlendirilmesi ve firmanın kar-zarar etmesinin bu kapsamda değerlendirilmesi gerekmektedir. Bir önceki yılın şüpheli alacaklarının yüksek olması ve satış esansında verilen vade nedeni ile firmaya gelen finansla yüklerin artması, şirketin kazandığını bankalara aktarması anlamına gelebilir. Bu durumda, hem yönetim hem de pazarlama politikaları birlikte gözden geçirilmelidir.
SONUÇ OLARAK: Bütün değerlendirmelerin mümkün olduğunca sayısal verilere dayandırılması, duygusal değerlendirmeden uzaklaşarak değerlendirme yapma imkânı bize sağlayacaktır. Bu çalışmada hep amacımız problem sahasının tespiti için izlenecek yöntemleri ortaya koymaktır. Çünkü, baştan söylediğimiz gibi problemin tespiti ile çözümün yarısına ulaşmış olmaktayız.
Problemi tam olarak çözecek yöntemi ve çözümü bulduğumuzu varsayarsak şunu da görürüz. Her çözüm yeni bir problem yaratır. Burada yeni problemin maliyetinin eski problemden daha küçük mü yoksa büyük mü olduğuna bakacağız. Eğer maliyet küçükse çözümünüzü uygulayın ancak yeni problem daha büyük problemlere ve maliyetlere neden oluyorsa durun ve yeni çözüm aramaya devam edin. Basit anlamda sağlık problemi için kullandığınız her ilacın bir yan etkisi söz konusudur.Sizinde bulduğunuz çözümün bir yan tesirinin yani yeni bir soruna yol açması normaldir. Bu yan tesir size neye mal olmaktadır? Bu maliyete göre karar vermelisiniz. Çözüm arayan ve bulan insanların sürekli karşısına çözümün getireceği etkileri getirerek bir direnç yaratmanız, uzun vade de hem şirketinizin hem de şahsi olarak zarar görmenize neden olacaktır.