Fikret GÜZELLER Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Fikret GÜZELLER
Eğitim ve Performans Geliştirme Danışmanı

Günümüzde şirketler, mevcut piyasada hayatta kalabilmek için yenilikler yapmalı veya yeni ürünler yaratmalı, daha fazla kazanmalı ve bu süreç içinde rakiplerinden önde olmak zorundadır.
Bu çalışma süreci içinde yapılan araştırmalar ile yaratılan ve piyasaya sürülen ürünün tasarımı, piyasaya sürülmeden önce yapılan harcamalarda üründen önce ortaya çıkan ve şirket sahiplerinin ürünün şekillenmesindeki seçeneklerden birini seçmesinde etkin olan nedir? sorusuna çoğumuz otomatik olarak “BİLGİ” cevabını veririz.
Bu noktadan hareketle bilginin para olduğu ve değer taşıdığı, işlenme biçimine bağlı olarak değerinin artmasının söz konusu olduğu açıktır. Bilgi, şirketler için harcama yoluyla elde edildiğine göre kısaca izah edildiğinde bilgi=para demek olduğuna göre bilgi yönetimi nasıl olmalıdır? sorusuna cevap aranmalıdır.
Burada öncelikle bilgi yönetimi ne demektir? bunun bilinmesi gerekir. Şirket içinde bilginin yaratılması, değerlendirmesi, korunması ve dağıtılması işinin organizasyon içinde yapılmasının yanı sıra şirket içinde mevcut bir bilginin varlığını ve dokümanın olduğunu bilmek ve bu bilginin nerede olduğunu bilerek bu bilgi ve dokümanın ne sure saklanacağına ve imha edileceğine karar verme işlemidir.

Bilgi yönetimi dokuman kontrolünü, elektronik ve kayıtların idaresini, resim ve bilginin kullanımını içeren bir sistemdir. Bilgi yönetimi ile şirketin sağlayacağı avantajlar ise şunlardır;
• Maliyetleri azaltmak,
• Riskleri azaltmak,
• Mevcut veri ve bilgileri geliştirmek,
• Yeni değerler yaratmak.
Özel ve devlet sektöründe bilgi idaresi oldukça önem kazanmaktadır. Bilginin idaresinde birçok etken faktör söz konusudur.Uygulamada bu hususların belirlenerek şirket içinde uygulanması gerekmektedir.
Bilginin idaresinde; doküman kontrolü, içerik belirlenmesi ve internet sayfasına konulacak verilerin belirlenmesi ile bu bilgilerden eski tarihli olanların nasıl arşive kalkacağını belirlemek esas dâhilindedir.
Bir organizasyon içinde bilgi idaresi çok kolay bir işlem değildir. Bu birçok insanın sistemli şekilde ve birlikte çalışmasını gerektirecektir. Bu sistem içinde süreçler, insanlar, yetkiler, teknolojinin kullanılması ve bilgi emniyeti, bilginin kullanılmasındaki içerik esasları belirlenmelidir.
Bilgi yönetimi denilince insanlar yalnızca bilgi sistemleri diğer bir deyişle bilgisayarları düşünmektedirler bu doğru değildir.
Buraya kadar yazdıklarımı örneklemek istiyorum. Bugün internet üzerinde dünyada aynı sektörde çalıştığınız firmaların web sayfalarına bakarak onların ürettikleri ürünlerin resim, ürün ve şirket bilgilerine bakarak dünyadaki gelişmeleri izlemeniz mümkündür. Bir başka deyişle para harcamadan bilgiye ulaşmanız ve bu verilere göre üründe ne gibi değişiklikler yapmak istediğinize dünyadaki eğilimleri dikkate alarak karar verebilirsiniz. Yalnızca internete koyduğunuz veya rakiplerinizin koyduğu bilgilerle bile bazı kararların alınmasında kolaylıklar ortaya çıkmaktadır. Burada reklâm amacıyla şirket ve ürün özelliklerinin ne kadarının web sayfasına konulmasına gerektiğine karar verilmelidir. Çünkü sizin sitenizde rakip firmalarca ziyaret edilmektedir.
Bilgi yönetimi teknolojik bir problem değildir. Konu teknolojinin nasıl kullanılacağı ile ilgilidir. Teknolojinin kullanımında web sayfasına konulacak bilgi ve belgelerin içeriğinden gelen ve giden dokümanların hem elektronik ortamda isimlendirilmesi ve de sınıflandırılarak dosyalanması konusudur. Burada şirket elektronik ortamda açılan dosyaların nerelere kayıt edileceği ve nasıl isimlendirileceği konusunda esaslar belirlemelidir.
Bu standartlar yoksa bilgisayarı açtığınızda farklı isimlerde birçok dosya görürsünüz ama içinde ne olduğunu ve ne için hazırlandığını bilemezsiniz. Genellikle insanlar hazırladıkları dosyalara kendi adlarını ve karşı şirket çalışanın ismini veriler. Bu nasıl olmalıdır? sorunsun cevabını şirket yöneticisi vermelidir. Buda göstermektedir ki yalnızca sistem ve bilgisayar almakla iş bitmemektedir. Ufak detaylarla bir arşiv yaratmak ve çalışmada süreklilik sağlamak mümkündür. Düzgün dosyalama ve isimlendirme şirketten personel ayrılsa bile yeni gelenin aynı sisteme devamı ile bilgi ve belgeye ulaşmasını bu yöntemle işin sürekliliği sağlanmış olur.
Şirket çalışanlarının hangi esaslarda ve süreç dâhilinde teknolojiyi nasıl kullanacaklarına ve içerik olarak hangi verilere ulaşabileceğinin belirlenmesidir. Esasların çok net belirlenmesi gerekmektedir. Bu belirlemeyi şirket yöneticisi yapmalıdır. Şirket bilgisayarlarda veya sunucu üzerinde bölümlere elektronik dosyalama için ön sınıflandırma yapmalıdır. Örneğin; muhasebe için her muhasebe altında özel ve genel iki bölüm olmalıdır. Muhasebe özel bölüme yalnızca yetki verilenler ile muhasebe çalışanları girip kayıt yapıp ve dosya yaratabilecektir. Genel dosyalar ise şirket çalışanlarından bazı muhasebe dosyalarına ulaşması istenen kişiler ulaşabileceklerdir.
Şirket, sunucu ve bilgisayarlarda kişilere özel bölümler açılmalı ve şahsi yazışmalar ile şirket yazışmalarının birbirine karışamaması sağlanmalıdır. Buraya kadar yapılan kısa açıklamada yönetici kimin ne kadar bilgiye erişmesi gerektiğine karar verecek ve bunun uygulanması için bilgi sistem personeline yetkileri tanımlatacak ve personele de bilgi verecektir. Kısaca maliyetleri veya fiyat politikasını bununla birlikte personel maaşlarını herkesin bilmesine gerek yoktur. Burada verilen örnekte şirket yöneticisinin işinin kolay olmadığı görülmektedir. Elektronik olarak bilgi yönetiminin uygulanmasında şirket içinde uygulamada zorluklar ortaya çıkmaktadır. Bunlar kısaca;
• Yöneticilerin şirket içinde bilgi yönetim esaslarını ortaya koymaması,
• Çalışanların bilgiyi sınıflandırmada yanlışlıklar yapması,
• Bilginin işlendikten sonra şirket içinde ilgisiz yerlere dağılması,
• Aynı verinin defalarca farklı kişilerce kayıt edilmesi (isim değiştirerek veya aynı isimle),
• Bölümler arasındaki bilgi paylaşımı ve sınırların belirlenmemesi,
• Çalışanların bilgi dağıtımında cimri davranmaması,
• Bölümler içinde koordinasyonun ve sistem kullanım esaslarının belirlenmemesi.,

Bilgi yönetiminde kullanılan yazılımların personel tarafından benimsenerek etkin olarak kullanımı önem kazanmaktadır. Sistemin kullanım esaslarını bütün birimlerce benimsenerek kullanımı esastır.
Bilgi yönetiminin içinde evrak dosyalama sisteminin de olduğunu, bilgi sistemdeki dosyalama ve isimlendirmenin birbiri ile uyumlu olmasının önemli olduğunu belirtmiştik. Yazılan yazılarda son satırda yazının yaratıldığı tarih ve elektronik yerinin yazılması ile aynı yazıya çok kısa sürede ulaşmak ve benzer yazıyı yalnızca değişiklik yaparak yazmak ve zaman kazanmak mümkündür. Şirkette yazılan yazılara verilen numara ile dosyalama ve arşivleme birbiri ile bağlantılıdır.
Bilgi sistem yönetiminde nereden başlanacağı önemli olmakla beraber, bütün konular birbirleri ile iletişim halindedir. Bu nedenle mutlaka bir yerlerden başlamak ve zaman içinde başlanan işi geliştirmek önem kazanmaktadır.
Yönetici şirket çalışanlarından istediğini açıkça ifade etmeli ve uygulanması konusunda otoritesini kullanmalıdır. Yönetici, teknik personelden danışmanlık alarak hangi yazılımı kullanması gerektiğine ve ne kadar bütçe ayırması gerektiğine karar vermelidir. Uygulama da çıkan hataları ortadan kaldıracak tedbirleri almalıdır.
Uygulamada yapılacak olanları ve beklentilerini hem teknik personele hem de kullanıcı personele açıkça anlatmalıdır. Şirket çalışanlardan eğitim verilmesi ve şirket içindeki uygulamaların standart olmasını sağlamak.
Buraya kadar bilginin yönetimine değindik.Bu bilginin akışı, dağılımı nasıl olmalıdır?
Peki, şirket içinde yarattığınız ve sizin için önemli olduğunu bildiğiniz bilgiler nasıl dağıtılmakta yani e-mail veya chat programları ile bunu biliyor musunuz? Bazı chat programları ile firmalar fiyat vermekte ve iş görüşmelerini yapmaktalar. Kimin hangi seviyede doğrudan yazışma yapacağı şirket içinde son derece önemlidir. Teknolojinin getirdiği kolaylıklardan yaralanırken bir üst yöneticinin onaylamadığı veya süzgecinden geçirmediği bilgiler elektronik ortamda şirketler arasında akmaktadır. Burada doğrudan yazışma yapan bilgi akışını sağlayan personelin bilgiyi sınıflandırmasında hata yapması söz konusu olabileceği gibi ona yetki ile sorumluluklarını detaylı anlatmayan ve belirlemeyen yöneticide sorumludur. Bunun sonucunda yönetici gelişmelerden habersiz duruma düşebilmekte ve kontrolü kaybetme riski ile karşılaşmaktadır. Şirket içinde takip, kontrol ve raporlama detayları bilgi akış sisteminin oluşturulmasında süreçlerin kurulmasında düşünülmesi gereken unsurlardandır.
Firma MSN’de fiyat verdi ise e-mail ile aynı firmaya farklı bir fiyat verebilmektedir. O zaman ne yapılmalı? Kullanılacak sistemler belirlenmeli ve bu sistemlerde yapılan yazışmalarda sınıflandırılarak saklanmalı veya yalnızca e-mail üzerinden yazışılmalı ve bu bilgiler arşivlenmelidir.
Örnek vermem gerekirse; 10 gün önce bir fuar katılımı için bir firmadan fiyat talep etmiştim. Mailime cevap gelmedi ve telefon edip sorduğumda mail almadıklarını söylediler. Şirket sahibi yatırım yapmış ve bilgisayar sitemini kurmuş fakat gelen mailler sınıflandırılmamış veya takip edilmemiş.
Bu örnekte görüldüğü gibi dışarıdan gelen mailler ve giden mailler nasıl sınıflandırılmalı ve cevaplanmalıdır? Burada gelen mailler nasıl adreslenmeli ve cevaplananlar nasıl takip edilmelidir? Aynı adrese yapılan birçok yazışmada farklı konular gündeme gelmekte veya aynı sorular tekrar sorulmaktadır. Bilgi akışı ve yönetimi birbiri ile yakinen ilişki içindedir. O zaman sistem tasarımında ve süreçlerde birlikte düşünülmelidir.
Bilgi akışında ilk önce personelin need to know (ihtiyaç duyulan kadar bilinmesi) prensibine göre davranması gerekmektedir ve personel kime ne kadar bilgi vereceğini bilmelidir. A firmasına verilen iskonto oranı veya alınan hammadde cinsinin ilgisiz kişilerce bu ilgisiz kavramındaki anlam işi ile ilgisi olmayan anlamındadır ve bilinmesine gerek yoktur. Yani bilgi onlara akmaması gerekir. Bu husustan sonra mail guard ve fire wall programları ile güvenliği sağlama husus gündeme gelmektedir. Bunun yanı sıra şirket içinde imtiyazlı yani her dosyaya ulaşma sansı çok kimseye verilmemelidir.
Şirketlerde sistemler ve süreçler sürekli insanlar ise geçici olmaktadır. Buna göre bilgi akışı ve bilgi yönetiminde esaslar iyice belirlenmeli ve teknolojinin getirdiği avantajlardan süratle cevap vererek kazançlı çıkmak varken esasları belirlemeyerek, eski klasik yavaş sistemin yerine karmaşık ve standartları olmayan bir kaos sistem konulmamalıdır. Kurulacak sistemi kullanacakların insan olduğu ve eğitimin sonsuz bir süreç olduğu unutulmayarak şirket içinde kullanılan yazılım ve süreç, standartlar eğitimle çalışanlara verilmelidir.