Yöneticilikte Geribildirimin Sihri

Son zamanların en büyük “iletişim dehası” doğru yapılmış ve sunulmuş geribildirimlerdir.

Geribildirimin Tanımı : Kişinin iyi performans gösterdiği ve gelişim gösterebileceği alanlarda yapıcı veriler sunarak, deneyimlerin paylaşılması – bu sayede insanlar kendileri için daha iyi seçimler yapabilirler.

Geribildirim eleştiri veya basit bir takdir ifadesi değildir.

“Geribildirimi, öğrenmeyi kolaylaştıracak şekilde nasıl sunmalıyım?”

İşe geç kalmış elemanınıza ; saati göstererek, ‘’sen zaten hep geç kalıyorsun’’ Müşteri ile konuşurken dikkatini başka yöne vermiş elemanımıza ; ‘’ senin dinleme becerilerin kötü’’ şeklinde bir dil kullanımı çok olumsuz duygular yaratır ve karşınızdaki kişinin savunmaya geçmesine neden olur.

“Sen” dilinin fazla kullanımının, “senin bunu yapmanı istiyorum!” şeklinde kullanılan “ben” dilinde olduğu gibi suçlama olarak algılanabileceğine dikkat etmek gerekiyor. Eleştirildiğini düşününen kişi ya savaşmaya ( çünkü kendisini savunmaya geçer) veya savuşmaya (söyledikleriniz bir kulağından girer diğerinden çıkar ) başlar..

Geribildirimlerin asıl amacı, “öğrenmek” olmalı…

Yönetici olarak önce geribildirim vermek istediğiniz eylemlerin neler olduğuna karar vermelisiniz ve bu kararınızı elemanınız ile paylaşmalısınız. Ardından bu eylemlerin etkisinden söz etmelisiniz. Bu adım, bakış açısını değiştirmenin gerekliliğini ortaya koyar. Başka bir deyişle, takım üyesinin eylemlerinin çalışma arkadaşları, müşteriler veya hedeflerin gerçekleşmesi üzerinde bir etkisi yoksa bir değişim gerekliliğini savunmak anlamsız olur.Son olarak, peşinde olduğunuz istenen sonucu netleştirmelisiniz. Bu adım, iki tarafın da faydalara odaklanmasını sağlar ve sorunlar yerine çözümler ile fikirlerin tartışıldığı bir ortam yaratır.

Birilerine bir şeyler  öğretebilmenin en doğal yöntemi yaşanılan deneyim ya da izlenilen performans için söylemek istediklerinizi ‘geribildirim hamburger’i şeklinde karşı tarafa sunabilmektir.

Herhangi bir deneyime geri dönüp baktığımızda;

• Neyi iyi yaptı ?
• Neyi daha iyi yapabilirdi ?  (gelişmeye açık olan alan)
• Neyi iyi yaptı ?

Şeklinde o deneyimi gözden geçirip hamburger şeklinde sunarsak kişinin zihinsel olarak gelişmesi gereken durum veya beceriyi daha rahat kabulleniriz.

Zihin önce nelerin iyi yapıldığını duyuyor, sonra nelerin daha farklı yapılabileceği konusundaki önerileri dinliyor ve tam savunmaya geçmek üzereyken başka nelerin iyi yapıldığına dikkat çekiliyor. Bu aslında aynı kuru köfte veya salam-peynir yemek yerine ekmek arası soslu, turşulu bir şekilde sandviçinizi yemenin daha lezzetli olmasına benzetilebilir.

 Geribildirim almak ve vermek zordur çünkü yaşamımızı kendi değerlerimiz, önyargı, varsayımlarımız ve inançlarımıza göre yaşamamız ve geribildirimleri de aynı öznel bakış açısıyla algılamamızdır. Bu hamburger metodu ise geribildirim verirken bir adım geri çekilmeyi ve daha olumlu daha nesnel şekilde olaya yaklaşmayı gerektirmektedir.

 Bir başka metod ise karşı tarafa kendi performansı ile ilgili soru sormaktır.

Ünlü bir futbol koçu, oyunda golü kaçıran futbolcusuna şöyle sorar : “ Sence bugün nasıl oynadın ?” sizin ders vermenizdense bazen kişinin kendi performansını nasıl geliştirebileceğini kendisinin cevaplaması daha iyidir.

Son olarak, geribildirimi verirken yapılan yorumların net ve açık olmasına dikkat edin. Genel ve muğlak konuşmayın, söze; bana göre diye başlayın, çünkü geribildirimi siz veriyorsunuz, senin için müşteriler ile ilgilenmiyorlar dediğinizde bu sizin kendi verdiğiniz bir geribildirim olamaz.

Zamanlamaya dikkat edin, Kişiliğe değil, davranışa yönelik konuşun ve mutlaka  geribildirimi bire bir iken vermeye özen gösterin.

Geribildirimi eylem – etki – istenilen sonuç, hamburger metodu veya sizce performansınız nasıldı ? tarzlarında farklı şekillerde verebilirsiniz, ilk başlarda zorlansanızda bir süre sonra kendi doğallığınız ile şekillendirerek karşınızdaki kişiyi geliştirecek şekilde lezzetli geribildirimler vermeye başladığınızı farkedeceksiniz.

Serap Gökmen